Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đúng quy trình trong công tác văn bản, Đoàn đã quy định 29 thể thức văn bản cần tuân thủ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ và thực hiện đúng các thể thức này. Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết và cụ thể từng thể thức văn bản để giúp các bạn có thể viết văn bản một cách đầy đủ và chính xác. Hãy cùng tìm hiểu để tránh sai sót và tạo ra những tài liệu chuyên nghiệp nhất!
1. Thể thức về động từ
1.1. Động từ nêu ý đồ
Động từ nêu ý đồ phải sử dụng ở thể hiện tương lai đơn hoặc cách gián tiếp. Ví dụ: “Chúng tôi sẽ xem xét việc cấp phép cho dự án của bạn.”
1.2. Động từ diễn tả cảm xúc
Động từ diễn tả cảm xúc phải sử dụng ở thể hiện hiện tại hoặc quá khứ đơn. Ví dụ: “Chúng tôi rất tiếc thông báo về sự cố xảy ra.”
2. Thể thức về ngôn từ
2.1. Sử dụng từ ngữ chính xác
Sử dụng từ ngữ chính xác và đúng chủ đề để tránh gây hiểu lầm cho người đọc. Ví dụ: “Chúng tôi thực hiện các biện pháp an toàn để đảm bảo sức khỏe của nhân viên.”
2.2. Sử dụng từ ngữ lịch sự
Sử dụng từ ngữ lịch sự, tôn trọng trong việc trao đổi thông tin với đối tác, khách hàng. Ví dụ: “Xin vui lòng cung cấp thêm thông tin để chúng tôi có thể giải quyết vấn đề của bạn.”
3. Thể thức về cách trình bày
3.1. Đánh số trang
Cần đánh số trang theo thứ tự tăng dần ở góc trên bên phải của trang. Ví dụ: “Trang 1/5”
3.2. Ký hiệu đặc biệt
Cần sử dụng ký hiệu đặc biệt như in đậm , in nghiêng , gạch chân để làm nổi bật thông tin quan trọng. Ví dụ: “Vui lòng không đem thiết bị ra khỏi văn phòng.”
4. Thể thức về ký hiệu
4.1. Ký hiệu dấu phẩy
Khi liệt kê nhiều yếu tố cần phân biệt, cần sử dụng dấu phẩy để ngăn cách. Ví dụ: “Chúng tôi cần thu thập thông tin về tên, tuổi, giới tính của người tham gia.”
4.2. Ký hiệu dấu chấm câu
Cần sử dụng đúng dấu chấm câu để phân cách các câu và tránh tạo ra sự nhầm lẫn cho người đọc. Ví dụ: “Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn.”