Trong quá trình sử dụng email, chúng ta thường xuyên nhận được hàng trăm email mỗi ngày, và để quản lý chúng hiệu quả, Archive là một tính năng hữu ích không thể thiếu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cách archive email trên Outlook 365 để giúp bạn quản lý hộp thư hiệu quả hơn.
Cách archive email trên Outlook 365
Archive email là quá trình di chuyển email khỏi hộp thư chính đến thư mục lưu trữ khác. Việc này giúp giảm tải cho hộp thư chính và dễ dàng quản lý các email quan trọng. Sau đây là hướng dẫn chi tiết để archive email trên Outlook 365:
Bước 1: Chọn email cần archive
Mở hộp thư chính trên Outlook 365 và chọn email cần archive. Bạn có thể chọn nhiều email cùng lúc bằng cách nhấn giữ phím Ctrl và click chuột vào các email cần chọn.
Bước 2: Nhấn nút Archive
Sau khi chọn email cần archive, bạn có thể nhấn nút Archive ở thanh công cụ để di chuyển email đến thư mục Archive mặc định. Nếu bạn muốn di chuyển email đến một thư mục khác, hãy nhấn và giữ nút Archive và chọn thư mục mong muốn.
Bước 3: Tìm kiếm email đã archive
Sau khi di chuyển email đến thư mục Archive, bạn có thể tìm kiếm email đó bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm trong Outlook 365 hoặc truy cập vào thư mục Archive để xem lại email.
Bước 4: Khôi phục email đã archive
Nếu muốn khôi phục email đã archive, bạn có thể vào thư mục Archive, chọn email cần khôi phục và nhấn nút Move to inbox hoặc di chuyển email đó đến một thư mục khác.
Lưu ý:
- Email đã archive sẽ không còn xuất hiện trong hộp thư chính và chỉ hiển thị trong thư mục Archive hoặc thư mục đã chọn.
- Nếu bạn muốn tự động archive các email cũ hơn một khoảng thời gian nhất định, bạn có thể cấu hình tính năng AutoArchive trên Outlook 365.
Ngoài cách archive email thủ công như đã hướng dẫn ở trên, Outlook 365 cũng cung cấp tính năng tự động archive email thông qua tính năng AutoArchive. Để cấu hình tính năng này, làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở Outlook 365 Options
Mở Outlook 365 và chọn File > Options. Trong cửa sổ Options, chọn Advanced.
Bước 2: Cấu hình tính năng AutoArchive
Trong mục AutoArchive, chọn AutoArchive Settings để mở cửa sổ cấu hình AutoArchive. Tại đây, bạn có thể thiết lập thời gian và thư mục lưu trữ cho các email cũ hơn một khoảng thời gian nhất định.
Bước 3: Áp dụng tính năng AutoArchive
Sau khi cấu hình xong, bạn cần áp dụng tính năng AutoArchive bằng cách chọn OK. Outlook 365 sẽ tự động archive các email cũ hơn thời gian được thiết lập và di chuyển chúng đến thư mục lưu trữ được chỉ định.
Lưu ý:
- Tính năng AutoArchive sẽ chỉ hoạt động khi Outlook 365 đang chạy.
- Bạn cần đảm bảo rằng thư mục lưu trữ đã chọn đủ lớn để chứa tất cả các email đã archive. Nếu không, bạn có thể mất một số email quan trọng.
- Nếu muốn ngăn chặn Outlook 365 archive email của bạn, bạn có thể tắt tính năng AutoArchive hoặc thay đổi thời gian archive email.
Với những hướng dẫn trên, bạn có thể dễ dàng quản lý email trên Outlook 365 một cách hiệu quả hơn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn trong công việc hàng ngày.